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【仕事の効率化】スピードより大事なものと4つの対策

仕事を効率的にこなすにはテクニックやスピードが重要というのが一般的な理解でしょう。

もちろんコンサルとか商社みたく一流の高給取りならしょうがないかもしれない(勤めたことないから知らん)けど、そうじゃないなら(そうだとしても一部は)自分の思うように時間を使えてないことが忙しさの原因です。

そんなとこで今回は、時間のコントロール権を取り戻して自分の時間を生きるってお話です。

リズムの乱れが仕事の遅さ

ぼくは自己中とまで言われるほどマイペース。
つまり自分のペース、リズムをすごい大事にします。

決して急いでるわけじゃなくても、前の人が遅くて自分の歩きたいスピードで歩けないだけでかなりのストレスを感じるほど。

でもこのペース・リズムの維持を心掛けるのは効率的に仕事を進めるに当たって非常に重要なこと。

なぜなら仕事の効率は作業の速度より、リズムを乱さないことが大事だからです。

何故スピードよりリズム?

リズム感さえ掴んで乱さなければどんな激務にも耐えられるかと言えばもちろんそうじゃないです。

段取り、PC技術なんかは大前提。
その上でリズムがないと終わらないってことです(業務量によってはリズム感さえあれば、多少作業が遅くても終わる、かも。それくらい大事)。

では何故リズム感が重要なのか?
リズム感と言ってもメロディーを奏でるようにタイピングするとかそういうことじゃなく、自分がやりたいと思った時、その通りにできるかどうかってこと。

作業が終わらない内に横槍が入る環境では、タスクの切替が頻繁になります。
すなわちマルチタスクの害に晒され効率が落ちてしまいます(マルチタスクの害については別ページで紹介)。

ではどうすればいいのでしょうか?

横槍をなるべく排除

同室に同僚がいて、かつ電話が頻繁にかかってくるような職場の場合、横槍が入るのを完全に排除することは無理。

でも工夫次第でこの横槍を減らすことは出来ます。
時間のコントロール権を自分のもとに取り戻す工夫をするということです。

以下、具体的な方法を紹介していきます。
基本発想は「先手を打つこと」です。

上司に忖度

職場で我々の仕事の状況に構わず横槍を入れてくる代表の上司に忖度すること。

どんな会社でも上司って生き物は思い付きのタイミングで仕事を吹っ掛けてくる。
それが仕事に集中してるタイミングだろうが関係ないから、時間のコントロール権を奪っていく最大の敵。

ではこの横槍をどう減らすか?
上司の考えを先回りして読んでおいて、聞かれたり要望される前にそれを済ませてしまうこと。

ちゃんと観察してれば人の行動パターンなんてたかが知れてます。
「あるある」を探す気持ちで観察して、「こんなこと言い出すんだろうな」と先手を打っていきましょう。

私語禁止

仕事に関係する内容なら未だいいけど、ストレスフルなのが業務とは無関係の私語・雑談。

同僚・上司の悪口、最近あったニュースやゴシップの話、家族の愚痴と何の足しにもならないことばかりです。

これをできるだけ減らすには雑談の対象に選ばれないこと。
そのためにはどうするか?

仕事に集中してる姿勢を示すことは大前提、そしてどんなに手が空いたタイミングがあっても自分からは雑談を絶対にしないこと。

職場で無駄口を叩かない確固たる姿勢を示す人に話しかける勇気がある人はかなり少ないはず(たぶん上司くらい)。

電話させない

職場の同僚なら、まだ対面だから「忙しそうなら後にするか」ってなる余地があるけれど、電話はそうじゃありません。
こっちの都合なんか構わずにかかってきます。

忙しく働く人間に電話していいタイミングなんてあるわけなく、いつでも間が悪いんですが。
だからぼくは受けるのはもちろん掛けるのも大嫌い。

メールを基本に

外部とのやり取りがあるならメールを基本にします。

上司の時と同じで、電話で問い合わせをされる前にメールで要件を済ませておきます。

「離席する機会が多い」とか何とか適当な理由をつけて、「何かあればメールで」って電話をさせないための文言を忘れずにつけておきます。

折り返しを断る

そして、どうしても電話じゃないといけないときは、折り返しのオファーは断り自分からかけます。この時も「離席してる」の言い訳は効きます。

それでも掛かってくることはありますが、緊急案件でない限りはそうそうなくなります。

それか相手がよほど暇な場合。

まとめ

時間のコントロール権、自分のリズムを取り戻す方法についてでした。

リズムを保つためにはなるべく横槍を入れられない環境を作ることが重要です。

アポも自分のリズムを大事に

アポイントを取るときも選択肢をオープンにすると、時間のコントロール権を自ら手放すことになります。

自分の予定から見て都合の良さそうな日程・時間帯を2~3ピックアップして、その中から選ばせるのがいいです。
相手の自由意志に委ねると自分の行動の予測が立ちにくくなります。

当然、「何時から」だけでなく「何時まで」を明確にして、ダラダラと間延びさせない配慮も。

自らストレスを生まないようにするためにも人に動かされるんじゃなく、自分から動く姿勢で常に「先手を打つこと」です。
てなとこで。

参考文献