【仕事の効率化】大事なのはスピードではない｜その理由と4つの対策

仕事を効率的にこなすにはテクニックやスピードが重要というのが一般的な認識でしょう。
もちろんコンサルとか商社みたく高給取りの業務量ならスピードやテクニックが不可欠かもしれません。

勤めたことないから知らんけど

もしそうじゃないのに忙しいと感じてる人がいるとしたら、それは自分の思うように時間を使えてないことが原因でしょう。
オフィスでも傍から見てると大した業務量じゃないのに、いつもバタバタして残業してる人がいますが、まさにそんな状態にあります。
そんなとこで今回は、時間のコントロール権を取り戻して効果的に仕事をこなす方法について解説します。

1 仕事の遅さはリズムの乱れが原因

ぼくは誰からも自己中と言われるほどにマイペースな人間です。なので自分のペース、リズムをすごい大事にします。
決して急いでるわけじゃなくても、前を歩く人が遅くて自分の歩きたいスピードで歩けないだけでかなりのストレスを感じるほどです。

ここまでくると流石にヤバい人

これは自分でもやや人格を疑いますが、リズムやペースを大事にするマインドは日常でもビジネスシーンでも非常に重要なことです。
このリズムやペースを保つことこそが効率的かつ円滑に仕事を進めるカギになります。
もちろんリズム感さえ乱さなければどんな激務にも耐えられるかと言えばもちろんそうじゃありません。
それなりの段取り、PC技術を駆使した処理速度なんかは大前提です。

しかし業務量によってはリズム感さえあれば、多少作業が遅くても終わるかもしれません。
世の中の多くの人はお金の重要性に比べて時間の重要性の認識が甘く、軽視する傾向にあります。
同時にマイペース＝自己中のように自分のペースを守ることを悪のように捉えがちです。
文明社会で生活する以上、最低限の協調性は必要になりますが、多くの人は協調性にリソースを振り過ぎて、自分のペースを過度に犠牲にしています。
このページを見たことを機会に、リズムや自分の時間、ペースを守ることの重要性について認識を強めましょう。

2 リズムの乱れが仕事を遅くする理由

では何故このリズム感が仕事を効率的に進める上で重要なのでしょうか？
リズム感と言ってもメロディーを奏でるようにタイピングするとかそういうことじゃありません。

そんなん言われなくも分かるわい

自分がやりたいと思った時にやりたいタスクをできるかどうかってことです。
作業中に別件で横槍が入ってしまう作業環境ではタスクの切替が頻繁になります。
基本的に人間の脳は一度に複数のことを考えたり処理することは出来ません。
声をかけられたり電話がかかってくると、そちらに意識を完全シフトし、終わってから続きに戻ることになります。
声をかけられたら机を一度片してそれに関する資料を広げ、終わったらまた片して先程の仕事の資料を広げ直す。
マルチタスクによって脳内で起こっていることは、おおよそこんなイメージです。

しかしこれを単なるタスクの切替えだと侮ってはいけません。
こうしたタスクの切替えには想像以上に時間を要し、集中力を元に戻すまでになんと25分もかかるのです。
しかも単なるタスクの切替えにも関わらず、認知リソースという脳の体力を消耗し、思考力を大きく低下させます。
つまり一度横槍が入るたびに時間と作業能力を大きく奪われてしまっているのです。

では具体的にどう対策すれば、自分のペースでテンポよく仕事をこなせるのでしょうか？

3 横槍をなるべく排除する

同室に同僚がいて、かつ電話が頻繁にかかってくるような職場の場合、横槍が入るのを完全に排除することは無理です。
完全に一人の環境で仕事をしてる人は一部のフリーランスを除けばほぼいないでしょう。

でも工夫次第でこの横槍を減らすことは出来ます。
時間のコントロール権を自分のもとに取り戻す工夫をするということです。
以下、具体的な方法を紹介していきます。基本発想は「先手を打つこと」です。

3-1 上司に忖度して先回り

まず第1の対策は職場で我々の仕事の状況に構わず横槍を入れてくる代表の上司に忖度することです。
上司が思い付きのタイミングで仕事を吹っ掛けてくるのはどの会社でも同じだと思います。
こっちが仕事に集中してるタイミングだろうと、突発の対応でバタバタしていようと関係ありません。
つまり上司は時間のコントロール権を強引に奪っていく最大の敵です。
英語にはManage Your Managerという言葉があり、上司を上手くコントロールする必要があるということを表しています。

では、具体的にどのように対処したら良いのでしょうか？
そこで登場するキーワードが忖度です。
上司の考えを先回りして読んでおいて、聞かれたり要望される前にそれを済ませてしまいましょう。
ちゃんと観察してれば人の行動パターンなんてたかが知れてます。
「あるある」を探す気持ちで観察して、「こんなこと言い出すんだろうな」と先手を打っていきましょう。
もちろん期限が設定されていて、進捗を確認されることが分かり切ってるものなどは期限より先に完了させておくのは当然です。

自分のリズムを保つのが最大の目的ですが、先読みして動く部下を上司は高く評価するかもしれません。
メインの目的の方が圧倒的に重要ですが、嬉しい副作用の1つと言えます。

3-2 私語は自爆　完全カット

横槍と言っても仕事に関係する内容なら仕方ないこともあるので、まだギリOKとしましょう。
但し業務とは無関係の私語・雑談など何の足しにもならない会話、お前はダメだ。
同僚・上司の悪口、最近あったニュースやゴシップの話、家族の愚痴などと生産性の欠片もありません。
因みに愚痴は言わないようにすべき理由、デメリットについては詳しくこちらのページで解説しています。

これを可能な限り減らすには雑談の対象に選ばれないことが肝心です。そのためにはどうするか？
仕事に集中してる姿勢を示すことは大前提、そしてどんなに手が空いたタイミングがあっても自分からは雑談を絶対にしないことです。
職場で無駄口を叩かない確固たる姿勢を示す人に話しかける勇気がある人はかなり少ないでしょう。

これでも話しかけてくるのは恐らく空気を読まない（読まなくていいと勘違いしてる）上司くらいです。
こういう上司の対応は既に紹介したとおり。
因みにスーパーマイペースのぼくは、忙しい時に雑談を仕掛けられたら相手が上司だろうと「すみません、今これ対応しないといけないんで」と正面切って断ります（笑）。
これも経済的自立が近付いてくることで、より気軽に出来るようになってきました。

3-3 電話させない

職場の同僚なら対面なので「忙しそうだから後にするか」ってなるはずですが、電話はそうじゃありません。
こっちの都合やタイミングなんか構わずにかかってきて対応を強制する悪しき存在です。
そもそも忙しく働く人間にとって電話する余裕があるタイミングなんてほぼ皆無で、いつでも間が悪いんですけどね。
「メール送ったんで」って電話してくる人なんか二重に時間がかかるのでビジネス界における最悪の人種です。
だからぼくは電話を受けるのはもちろんですが、極力かけないようにも注意しています。
電話しても良いのは、①活字でのやり取りでは伝わりにくい内容、②文字に残したくないやり取りだけです。

①の場合、文章力と読解力の問題だから分かりやすいメールが書ければクリアなんだけどね

3-3-1 メールで完結させる方法

まず仕事でのやり取りの際はメールを基本にします。
上司の時と同じで、電話で問い合わせをされる前にメールで要件を済ませておきましょう。
「離席する機会が多い」とか何とか適当な理由をつけて、「何かあればメールで」って電話をさせないための文言を忘れずにつけておくと効果的です。

もう1つ、見たら後回しにせずすぐに返信する習慣をつけましょう。理由は2つ。
まず先程の「メール送ったんで確認お願いします。」って電話を予防するためです。
先方としては確実に情報が渡ったとしっかり確認しておきたいという気持ちがあるのでしょう。
そういう心配をさせないためにも受領した旨、または今後の対応等をすぐに連絡してあげます。
これは自分自身の対応漏れや業務効率の低下を予防する点でも有効です。
「あとで返信しよう」は忘れる確率が高い上、再度メールを開き直すというムダな時間が発生します。
読んだその場で返信すれば、内容を読むのも返信内容を考えるのも1回で済むので効率的です。

プライベートとは言え既読スルーして後から返信するタイプって効率悪いなって思う

3-3-2 折り返しを断る

どうしても電話じゃないといけないときもあるでしょう。
大抵は相手が離席していて伝言を頼むことになりますが、折り返しするか聞かれた場合は必ず断りましょう。
多少メンドウに感じるかもしれませんが、バッドタイミングで掛け直されるよりは何倍もマシです。
この時も「しばらく離席してる」の言い訳は効きます。
戻るおおよその時間を聞いておいて、その時間にこちらからすかさず掛けましょう。
丁寧さのつもりかそれでも掛けてくる人はたまにいますが、緊急案件でない限り折り返しは無くなるはずです。

電話もらっても他の職員では対応できないので、とか強めに言っておくとより効果的かも

4 アポ取りのテクニック

本来は横槍ではなくコントロールできるものなのに、本人の対応の悪さ故に横槍にしてしまってるモノが来客などのアポイントです。
飛び込みの営業でもない限り、事前に訪問日程について調整が入るでしょう。

ここでリズム感の重要性を認識していない人は、相手が言うままに聞いた内容をスケジュールに記載するだけで終わってしまいます。
この時「〇日の午後」とだけしか聞いてないと、いつ来るのか分からず、集中して作業してる最中に来てしまうかもしれません。

また調整の連絡が来た時に「いつでも大丈夫です」という恐ろしい回答をする人もいます。
こうした悪手はいずれも自ら時間のコントロール権を手放し、自分のペースを乱すことを相手に許可していることと同義です。
相手が日程を決めている場合は、具体的な時間を聞くか、自分にとって都合の良い時間帯の候補を示して、選ばせましょう。

よほど高度な判断を要する交渉事でもない限り、アポの時間は午後に設定することをオススメします。
これは午前中は認知リソースが潤沢で高度な集中力や判断力を要するタスクに向きの時間帯と言え、その時間を単なるアポに使うのは非常に勿体ないからです。
そのため、時間の指定があった際も、自分の時間を守るために午後に時間を変更できないか調整する勇気も必要になります。

また使えるリソースが無限にあると浪費も無限に増えていくため、始まりの時間だけでなく、終わりの時間もしっかり定めましょう。

パーキンソンの法則ってやつね

まとめ

時間のコントロール権、自分のリズムを取り戻してスムーズに仕事をこなす方法について解説しました。
横槍が入ることで集中力を取り戻すまでの時間をロスしますし、タスクの切替で消耗もします。
リズムを保つためにはなるべく横槍を入れられない環境を作ることが重要です。
マルチタスクを回避し、1つのことに集中して臨むためにも、上司、雑談、電話のマネジメントに配慮しましょう。

またアポ取りも遠慮がちな日本人は相手が言うままにしてしまうことが多いですが、仕事の効率としては落第です。
時間を明確にすることはもちろん、自分にとって都合の良い時間帯を指定するくらいでないといけません。
時間＝命。その時間を大事に出来ない人は自分自身を軽んじてることになると認識しておきましょう。

ストレスを生まないようにするためにも人に動かされるんじゃなく、自分から動く姿勢で常に「先手を打つ」。
そのマインドで日々の仕事に臨んでいきましょう。
てなとこで。

参考文献

多動力
堀江貴文（著）　幻冬舎