【小さな働き方改革】パソコン技能の重要性｜磨くために高度な知識は不要

パソコンに仕事で触れる機会がないという人はこのIT社会にあってはほとんど存在しないでしょう。

しかしオフィスで同僚などの仕事ぶりを見ていると、何とも作業効率が悪く、そのせいでなかなか仕事が終わりません。

ぼく自身もパソコンを含めたIT機器にはあまり明るくなく、どちらかと言うと身体を動かす脳筋タイプで生きてきました。

なので大学でもレポートや論文以外ではパソコンにほとんど触れることもなく、プログラミングなんて今でも目が回りそうです。

しかし就職を期にパソコンの技術を身に付けたことで業務効率がアップし、残業せずに仕事が出来ています。

このページでは、パソコンの技術を磨くことの重要性とその効率的な身に付け方を紹介します。

1 パソコンの技術を身に付ける重要性

パソコンはオフィスワーカーなら最も身近なビジネスツールと言えるでしょう。

そんな身近で仕事に不可欠なツールであるパソコンに関する技能があまり高くないということは、そのまま業務能力の低さに直結します。

またパソコンはよほど大きく業種が変わらない限りどの会社、職種になっても使うはずなので汎用性の高いポータブルスキルです。

逆に言うと今の職場でパソコン処理が遅いということは、転職先や異動先でも通用しないということになります。

技能・技術などと繰り返し言ってるので、さぞ高度なテクニックを紹介してくれるのだろうと期待してる人もいるでしょう。

しかしぼくはSEでもパソコンの専門家でもありませんので、あまり細かい高度なテクニック等は全く把握してません。

それでも業務を効率的に終え、同僚が残業に向かう中で毎日定時のホワイト退社し、筋トレやブログ記事作成に有意義に時間を充てられています。

つまり小難しい高度な知識が無くても、業務を効率化するには十分ということです。

2 パソコンはノート型がベスト

ぼくがパソコン技術のレベルアップの必要性を認識したのは学生時代の友達と仕事について話したのがキッカケです。

彼はSEになっていたので、パソコンの技術はその辺の会社で働く普通の営業や事務職の比になりません。

そんな彼が言っていて印象的だったのが「キーボードから手を離す奴は無能」というものです。

なかなか手厳しいと思いつつもオフィスでそのことを意識してみると、キーボードとマウスを手が行ったり来たりする回数が非常に多いことに気付きました。

一回は些末な時間ですが、積み重なれば相当な時間になりますし、何より作業のテンポ・リズムがガタガタに乱れます。

お金もそうですが、こうした些末な部分を疎かにする人は大きなことも成し遂げられません。

この点、ノートパソコンなら手の移動がキーボードとパッドの間だけで済み、非常に効率的です。

SEの彼のオススメであり、ぼくも使っているレノボ（IBM）のThink Padならキーボード上にトラックポイント（赤いポチ）があるので、キーボード上で全てが完結します。

（ぼくの場合はトラックポイントよりキーボードの打ちやすさが気に入っています。）

職場のパソコンがデスクトップだと嘆く人もいるかもしれませんが、キーボード次第でどうにでもなります。

本当に効率化したいならマイキーボードで仕事するくらいの気持ちが必要です。

3 ブラインドタッチの練習

ブラインドタッチ、またはタッチタイピングと言われるキーボードを見ない入力はパソコン操作の基本です。

習得にはそれなりの時間がかかりますが、習得後の作業効率を考えれば必要な投資と言えるでしょう。

アプリケーションなどでゲーム感覚で習得していく手段もありますが、オススメはブログです。

オフィスでのパソコン作業は文章入力が多いはずなので、実際の文章を打つ方がその入力ペースや指運びの流れを習得しやすくなります。

文章を書く能力の向上にも繋がるので、プレゼン資料やメールでの意思疎通も円滑に進むようになるでしょう。

ぼくもそうでしたが、自己流の打ち方が染みついてしまっているとなかなか癖が抜けないので最初はく苦労するかもしれませんが、根気よく続けていきましょう。

4 本を読んで学習する必要はない

最近でこそコスト意識の高い会社などでは、無料のGoogleスプレッドシートなどを活用し始めてますが、やはり主流はMicrosoftのソフトウェアです。

当面はこれまでと同じく、これらのソフトが主流になるはずなので、これらの技術を中心に習得すればOKです。

特にショートカットキーなどは、キーボードから手を離さない効率的な入力には必須と言えるでしょう。

ただしこれらを本などで学習する必要はないと個人的には思っています。その理由は大きく2つです。

ショートカットキーやExcelの関数などは、想像してるより遥かに膨大な数が存在します。

コピー＆ペーストくらい簡単な作業なら問題なく理解できるでしょうが、イマイチ使いどころが分からないものも多いです。

高度な数学の公式や定理を教えられても役に立たないのと同様に、使いどころの分からない機能は頭に入りません。

また記憶定着の基本的な仕組みとして、アウトプットすなわち使うことが重要です。

ただ読んでるだけで、実際の活用シーンで使わなければ3日後にはきれいさっぱり忘れてます。

つまり実際に「こういう機能が必要」と思った時にそういう機能がないか当たる方が効率的です。

最近ではネット上にそうした機能の情報が無料で公開されているので、適切な検索ワードを設定すれば必ず答えが見つかります。

そうして実際に使ったものが記憶として固定され、いつでも使える自身の技術になっていくのです。

ソフトによって若干異なることもありますが、とりあえずはこの辺りの簡単なものだけ押さえておけば十分でしょう。

Ctrlキーを使うショートカットが多いけど、ウィンドウやタブの切り替え、ウィンドウの最大化・最小化なんかもPCの事務作業では頻発するので結構便利ですよ。

便利さを実感することでさらに習得意欲が増してくるはずなので、是非試してみてください。

まとめ

パソコンの技術習得の必要性と効率化のための基本的な考え方について解説しました。

ITの効率化というと高度なモノを想像する人が多いですが、実は簡単なことを知ってるかどうかの差です。

この小さな差が瞬間の小さな業務効率になり、積み重なって残業まみれか定時退社を分けることになります。

モチベーション高く分厚いExcelの参考書を買ったりする人もいますが、多くが30ページくらい読んで挫折します。

それは本文で解説したとおり、実感が湧かず記憶にも残らないからです。

使いたい時に必要な知識を調べること、要不要に関わらず知識を片っ端から詰め込まない、これはPC技術に限ったことじゃないので覚えておきましょう。

てなとこで。