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【働き方改革】PCの技術|簡単なことでも効果大

このご時世、仕事でPCに触れる時間が長い人がほとんどだと思う。
業務量も多いわけでできるだけ速く作業を進めるために役立つ方法を知って損はない。
そんな効率化に役立つ考え方についてのお話です。

注意しておくと筆者はPCの専門家でもSEでもない。
あくまで普通のサラリーマンとしてパソコンに触れるに当たっての業務効率化の話なのでかなり初心者的な内容です。

効率化前の筆者のレベル

冒頭で筆者はPCの専門家ではないと断ったけど、それどころかもともとはPC作業はほとんどしないので疎いくらい。
ワードで文章、エクセルで簡単な集計、パワーポイントで平凡なスライドを作る程度の下の中レベルのPC技術しかなく、ブラインドタッチもままならないくらいだった。
関数はSUMくらいしか覚えてなかったし。
入社当初の仕事ならそのレベルでも間に合っていたけど、業務量が増えるに従って定時内では片付かなくなってきてしまった。

SEの友人からの教え

そんなレベルの業務をしていた時にSEをしていた大学時代の友人が転職先の作業の遅さをこき下ろしてるのを聞いて、自分が言われているみたいで耳が痛かったと同時にこんなレベルではいけないと自覚した。

その友達曰く「基本キーボードから手を離さない」とのこと。
手がキーボードとマウスとを行ったり来たりする時間が無駄だというのだ。
とりあえずそれを実践してみることにした。

プラスアルファでブラインドタッチも丁寧に練習開始。
キーボードから手をなるべく離さない作業に慣れるにつれて分かったのは、細かい切り替えの時間が無駄というより、キーボードから手を離すと作業のリズムが崩れるってことだった。

ノートPCの方がいい

職場のPCを自分で好きに選ぶわけにはいかないからデスクトップって人はどうしようもないけど、自前でパソコンを買うならノート型の方がいいと思う。
ゲーミングとか動画の編集とかが必要ならメモリ・コア・データ容量がでかいデスクトップの方がいいかもしれないけど、文字書きとか仕事の持ち帰りくらいなら断然ノートかな。

というのもデスクトップだとマウスパッドがないから作業によってはマウスに移らざるを得ないから。
ノートにしてもクリックホイールのあるLenovo(以前はIBM製)のThinkPadだとなおいい。
タッチパッドにまで手を伸ばす必要がなく、キーボードの範囲だけで完結できる。

ブラインドタッチの練習

ブラインドタッチは効率的なPC作業には必須のテクニック。
まずこの練習から始めるのが基本。セットポジションやそれぞれの指が担当するキーを覚えながら実際に打っていくのが最も近道。

利き手優位の自己流が染みついてしまっている場合、正しいタイピングに戻すのがなかなか難しいから根気が必要だけど遅くても正しい方法の方が結果的にその後の作業全体が速くなるから遠回りでもやる価値あり。

ショートカットキーは必須

キーボードから手を離さずに作業するに当たって、絶対に外せないのがショートカットキー。
ショートカットキーをまとめたサイトとか記事が沢山あるけど、それを片っ端から読み込むのはあまりいい習得方法とは言えない。
アウトプット込みの勉強方法でも説明した通り、実際に使わない知識は記憶からすぐ消されちゃう。

せっかく時間をかけて読んだのに、その時間もなかったかのごとく。
オススメは頻繁に行う動作をショートカットできないかを都度調べるって方法。
頻繁に使えば覚えられ、やがてブラインドタッチよろしくノールックでできるように。

よく使うものから

ショートカットキーはコントロールキー、シフトキー、Altキーなどのキーと文字のキーを組み合わせるのが基本。
どんな人でも使いそうなオススメを紹介。

コピー Ctrl+Cキー
ペースト Ctrl+Vキー
保存 Ctrl+Sキー
印刷 Ctrl+Pキー
閉じる Ctrl+Wキー

Ctrlキーを使うショートカットが多いけど、ウィンドウやタブの切り替え、ウィンドウの最大化・最小化なんかもPCの事務作業では頻発するから結構便利。

まとめ

PC作業を効率化するための基本的な考え方についてのお話でした。
メソッドはシンプルに「キーボードから手をなるべく離さずに作業する」。
ブラインドタッチとショートカットキーの利用は基本中の基本で必須のテクニック。

ただしショートカットキーは片っ端から覚えるよりも必要になった場面で調べて実際に使うのが習得のコツってこと。
生活を便利にする、何かやらなくて済む方法を考えるって発想と同じで、どう楽にやるかってことを考える癖が網羅への近道。
てなとこで。