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正しいスケジュールの立て方|過信が挫折を生む

忙しいビジネスマンならスケジュール管理は必須です。

色んな用事を全部自分の頭で覚えておくのはムダ(ムリ)だし、今日やることを事前に明確にしておけばスタートダッシュが切りやすくなります

でもこのスケジューリング、下手を打つと効率を上げるどころか逆効果になってる可能性があります。
そんなとこで今回は、正しいスケジューリングの仕方とは?ってお話です。

スケジュール管理の効果

スケジュール管理で得られることは多岐にわたります。
冒頭で紹介した通り、やるべきことを明確にしたり、リマインドすることが出来るだけじゃなく、その日1日の満足度を向上させることにも繋がるのです。

「今日はこれだけ終わらせることが出来た!」って達成感で気分が良くなった経験は多くの人がしてるでしょう。

詳細なスケジューリングを怠りがちな休日も、予定を細かく立てた上でそれを達成すると充足感が得られて、その喜びや充実感が8倍も持続するという研究もあります。

どんなに楽しいことでも普通は1週間くらいしか持続しないよ

これは自分で思った通りに過ごすことが出来たっていう自己コントロール感を実感できるからです。

スケジュール管理のワナ

会議とか他者とのアポとか、人との約束はもちろん、自分が今日熟すべきタスクも明確にしといた方が作業効率は上がりやすくなります。

でもこのスケジューリングで多くの人が陥りがちなワナがあって、そこに嵌るとスケジュールが逆に牙をむくことになります。

それが無謀なスケジュールを組むこと
満足感・達成感を高めたくて、多量のタスクを課す理想的過ぎるスケジュールを組んでしまうものです。

自分の作業スピードを高く見積もっている上に、想定外の事態も含まれてません
それで立てたスケジュール通りに進むってことはまずあり得ない。

やる気の減退

人間は失敗経験が積み重なるほど委縮してしまいます。
失敗は思ってるより心理的な負担が大きく、もう2度と失敗したくないからと行動するのが嫌になるのです。

達成できなかった罪悪感も手伝ってスケジューリングをして行動する習慣がなくなってしまいます。

こうなると行き当たりばったりでの仕事が増えて、もう何事も非効率になってしまう。

ポイントは詳細さ

詳細なスケジュールと過密なスケジュールは別物で、後者は失敗が目に見えてます。
詳細なスケジュールとは、中身や時間を細分化したものです。

例えば「13時~19時 勉強」としてたところを「13時~14時半 会計の勉強」「14時40分~14時50分 休憩・教材準備」「15時~17時 プログラミングの勉強」…というように中身とか行動を詳細にしていきます。

出来れば達成する目標まで入れましょう。
これは勉強に限らずシャワーとか食事、昼寝の時間まで出来るだけ細かく入れた方がいいです。

バッファ

ちなみに先に紹介した例で勉強と休憩の間に10分ずつ隙間があるのはバッファです。
これがあることによって多少前後の予定がずれ込んでも予定全体が狂うことはなくなります。

予定が狂い始めた途端、その通りにこなすのは絶望的になり、スケジュールに従わなくなってしまいます
それを防止する意味で必ず設定しましょう。

このバッファをとる長さは前後のタスクの性質によりけりです。
想定外が起きる可能性、自分でのコントロールのしやすさでフィッティングしていくのがいいでしょう。

実力の把握

バッファもさることながら、予定が失敗するかどうかの命運を握るのは自分の実力を正確に把握できてるかに掛かっています。

スケジュールにズレが出ないように注意すると、意外に1日でできることが少ないことに気付きます。

熟すのは自分なのに理想は自分の実力に基づかないっていうのも面白いですね。
叶わないから「理想」なんでしょうか。

自分の実力を知るためには、できないことを実感するのが一番の近道なので、短時間の制限時間を設けてタスクをこなしてみましょう。

こちらのページでそんなメソッドを紹介しているので、参考にしてみてください。

アイビーリーメソッド

毎日詳細にスケジュールを立てるのは結構手間がかかるもの。
その代わりに採用しているのがアイビーリーメソッドです。

ぼく自身、スケジューリング自体がストレスになるから休日しか詳細なスケジュールは立ててません(冒頭の8倍の効果を得るため)。

仕事の時間はコントロールしにくくて、バッファがいくらあっても足りないと実感したからです。

これは優先順位上位5個のタスクを並べたリストを作って、上から順に熟すって単純なもの。
その日終わったものをリストから消すと下位に合ったものがランクアップしてきます。
そこに同じ数だけ下にタスクを追加して…を繰り返すのみ。

ここで重要なのは、終わらなかったタスクを気にしないってことです。
今日終わらせるべき目標じゃなく、単に優先順位を可視化しただけ。

トップの最重要課題が終わったならそれでいいじゃないかってスタンスを持つことで不達成感とそのストレスを回避します。

まとめ

スケジュール管理の方法でした。
より高い達成感を求め、自分の能力の過信して、想定外の事態が考慮されてないスケジュールはほぼ確実に失敗します。

その失敗経験は行動を委縮させ、確実に達成可能な課題しかやらなくなるか、目標を設定すること自体を辞めてしまいます。

自分の実力を把握して、予備の時間を作った詳細だけど過密じゃないスケジュールを立てることが大事。

ものすごい集中して作業してたとしても、進度以上に時間が経ってることが少なくない。
実力から目を背けず向き合いましょう。

デジタル断食記憶による時間の創出時間汚染に関する記事でうやむやに消えた時間の存在を紹介しました。
一部こうした要因もありますが、自分の実力を過大評価することで時間が消えたように錯覚してるだけという可能性もあります。

いずれにしても思ってるほどできることは多くないので、実力の把握はかなり重要です。
てなとこで。

参考文献